Tiempo estimado de lectura: menos tiempo que para leer el disco duro del PC de Bárcenas

Cuando tengo que explicar a mis clientes qué es una auditoría interna (de Sistema de Gestión), siempre les formulo el mismo símil: auditar es muy parecido a fotografiar. A partir de esa comparación, también les hago hincapié en la importancia de saber fotografiar, y entonces les sumerjo en el ámbito de la competencia profesional.

Imagen cortesía de Laoen

Tres aspectos me gustaría destacar sobre el saber fotografiar (auditar): por qué tomar la fotografía, qué tiempo se necesita para tomar una buena fotografía y qué persona está capacitada para fotografiar.

1) ¿Por qué una auditoría interna?: tiene que ver con el epíteto “interna”, que implica que la entidad a auditarse es la que quiere hacerse la fotografía; es decir:

Quien debería ser garante de la correcta (¡ojo a este epíteto!) ejecución es la propia entidad auditada; es decir:

Que la entidad debería ser seria y rigurosa con el ejercicio de auditoría; es decir:

Que debería dejar de hacer paripés; es decir:

Que si quiere hacer un paripé, se lo piense un poquito más y el coste se lo ahorre o lo destine a una organización sin ánimo de lucro (por ejemplo, BANCO DE ALIMENTOS DE SEVILLA www.bancodealimentosdesevilla.org)

Paramos aquí un poquito, que este es un primer ¡THINKING POINT!

Stop-eamos…

reflexionamos…

go-oneamos.

2) ¿Qué tiempo se necesita?: este es un talón de Aquiles, incluso desde el punto de vista de cualquiera de los posibles actores del proceso.

Desde la óptica de la entidad auditada, el tiempo es oro y tal como están las economías, “tacita a tacita…, recortamos tiempo para fotografiar y eso que me ahorro». Supongamos que esta decisión de acortar el tiempo de auditoría por el coste fuese algo lógico: ¡bien!, pero no pretendamos entonces que «la fotografía» sea «La Fotografía«: esto es de Catón.

Una buena foto requiere:

  • Dedicar un tiempo importante a conocer el tema que se quiere fotografiar,

  • buscar información sobre el tema que pueda ayudar y/o facilitar la realización de la fotografía,

  • programar qué se quiere fotografiar,

  • cómo hacerlo,

  • cuándo,

  • qué recursos se necesitan para hacer click…

  • ¡ah!, y fotografíar una y otra vez hasta obtener «La Fotografía».

Todo este tiempo es necesario para que el resultado sea el necesario. Sin este tiempo, la fotografía saldrá o saldré.

Imagen cortesía de Feelart / freedigitalphotos.net

Un poner: ¿alguien es capaz de leer completamente un libro de 500 páginas en 8 horas y entender, evaluar y proporcionar un informe sobre la idoneidad del libro? Si se intenta leer en menos tiempo del necesario, lo normal es que se salten párrafos, se salten páginas, se salten capítulos…¡se salte el libro! Como dijo Woody Allen:  “Hice un curso de lectura rápida y fui capaz de leerme Guerra y Paz en veinte minutos. Creo que decía algo de Rusia”.

Me comentaba hace poco un consultor amigo que le habían pedido una oferta para realizar una auditoría de Sistema de Gestión de la Calidad, Medio Ambiental, de Seguridad y Salud en el Trabajo, de Responsabilidad Social, y el quinto aspecto…no me acuerdo… y «¡como mucho en dos jornadas de trabajo, ein! ¡Ya me acuerdo!: el quinto aspecto era que tenía también que pintar toda la fábrica, y a brocha fina.

Paramos aquí otro poquito, porque este es el segundo ¡THINKING POINT! del post.

Stop-eamos…

reflexionamos…

go-oneamos.

3) Capacitación: os propongo un vídeo sobre la importancia de ser competente para cualquier cosa en esta vida:

Vídeo no disponible

16 segunditos de vídeo

Yo me llevé cerca de dos meses preparando mi competencia cuando me califiqué como auditor de AENOR (de calidad y medio ambiente). Tuve que evaluar 5 documentaciones de Sistemas de Gestión, hacer más de 20 horas de aprendizaje in situ en auditorías, pasar por un curso de 40 horas y examen de conocimientos, e ir en prácticas, antes de hacer mi primera auditoría solito a puerta gayola.

Muchas Organizaciones optan por que personas sin la debida competencia hagan las auditorías internas, y lo más normal es que en las fotografías que hagan…

Imagen cortesía de Victor Habbick / freedigitalphotos.net

Paramos aquí el tercer poquito, porque este es el tercer ¡THINKING POINT!

Stopeamos…

reflexionamos…

go-oneamos.

Mi experiencia me hace colegir que hemos tornado a no dar la importancia pertinente al ejercicio de la auditoría internaLa culpa se puede repartir entre todos los actores que intervienen (el orden no implica nada, ¿vale?):

    • La entidad auditada, porque ha tendido a realizar las auditorías internas por sus propios medios (decisión perfectamente válida) pero en muchísimos, muchísimos, muchísimos casos sin determinar previamente la competencia necesaria para llevarlas a cabo y/o sin proporcionar (al menos) la formación apropiada para su ejecución.

    • La entidad auditora subcontratada (o profesional libre), porque se ha dejado llevar por “coger el cliente” sí o sí, pida lo que pida sobre cómo se tiene que realizar la audit(oría.

    • La entidad cliente de la auditoría, porque a pesar de someter a auditorías a sus entidades proveedoras, muchísimas veces ello no las salva del sometimiento a otros muchos controles severos y/o repetitivos de aquella; con lo cual, estas terminan por hacer auditorías lights.

    • La entidad de certificación de Sistemas de Gestión, porque también han podido relajar su auditoría del cumplimiento del requisito sobre auditorías internas que se recogen en las normas de gestión, no detectando, pues, esos ejercicios lights o incompetentes.

      Este es el ¡THINKING POINT! final.

      En este momento, a lo mejor os preguntáis: ¿y el título del post? Pues muy sencillo: aunque muchas personas se empeñen…

      ¡auditar no es ningún juego!

Imagen cortesía de Danilo Rizzuti / freedigitalphotos.net

FRASESARIO:

Sólo a través de los ojos de los demás podemos ver bien nuestros defectos (Confucio)