Tiempo estimado de lectura: menos tiempo que para leer el disco duro del PC de Bárcenas

THINKING POINT: EL MONOPOLY DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE SISTEMAS

Cuando tengo que explicar a mis clientes qué es una auditoría interna (de Sistema de Gestión), siempre les formulo el mismo símil: auditar es muy parecido a fotografiar. A partir de esa comparación, también les hago hincapié en la importancia de saber fotografiar, y entonces les sumerjo en el ámbito de la competencia profesional.

Saber fotografiar-Laoen

Imagen cortesía de Laoen

Tres aspectos me gustaría destacar sobre el saber fotografiar (auditar): por qué tomar la fotografía, qué tiempo se necesita para tomar una buena fotografía y qué persona está capacitada para fotografiar.

1) ¿Por qué una auditoría interna?: tiene que ver con el epíteto “interna”, que implica que la entidad a auditarse es la que quiere hacerse la fotografía; es decir:

Quien debería ser garante de la correcta (¡ojo a este epíteto!) ejecución es la propia entidad auditada; es decir:

Que la entidad debería ser seria y rigurosa con el ejercicio de auditoría; es decir:

Que debería dejar de hacer paripés; es decir:

Que si quiere hacer un paripé, se lo piense un poquito más y el coste se lo ahorre o lo destine a una organización sin ánimo de lucro (por ejemplo, BANCO DE ALIMENTOS DE SEVILLA www.bancodealimentosdesevilla.org).

Paramos aquí un poquito, que este es un primer ¡THINKING POINT!

Stop-eamos…

reflexionamos…

go-oneamos.

2) ¿Qué tiempo se necesita?: este es un talón de Aquiles, incluso desde el punto de vista de cualquiera de los posibles actores del proceso.

Talón de Aquiles

Desde la óptica de la entidad auditada, el tiempo es oro y tal como están las economías, “tacita a tacita…, recortamos tiempo para fotografiar y eso que me ahorro”. Supongamos que esta decisión de acortar el tiempo de auditoría por el coste fuese algo lógico: ¡bien!, pero no pretendamos entonces que “la fotografía” sea “La Fotografía“: esto es de Catón.

Una buena foto requiere:

  • Dedicar un tiempo importante a conocer el tema que se quiere fotografiar,
  • buscar información sobre el tema que pueda ayudar y/o facilitar la realización de la fotografía,
  • programar qué se quiere fotografiar,
  • cómo hacerlo,
  • cuándo,
  • qué recursos se necesitan para hacer click…
  • ¡ah!, y fotografíar una y otra vez hasta obtener “La Fotografía”.

Todo este tiempo es necesario para que el resultado sea el necesario. Sin este tiempo, la fotografía saldrá o saldré.

Desenfocado-Feelart-ID-100148498

Imagen cortesía de Feelart / freedigitalphotos.net

Un poner: ¿alguien es capaz de leer completamente un libro de 500 páginas en 8 horas y entender, evaluar y proporcionar un informe sobre la idoneidad del libro? Si se intenta leer en menos tiempo del necesario, lo normal es que se salten párrafos, se salten páginas, se salten capítulos…¡se salte el libro! Como dijo Woody Allen:  “Hice un curso de lectura rápida y fui capaz de leerme Guerra y Paz en veinte minutos. Creo que decía algo de Rusia”.

Me comentaba hace poco un consultor amigo que le habían pedido una oferta para realizar una auditoría de Sistema de Gestión de la Calidad, Medio Ambiental, de Seguridad y Salud en el Trabajo, de Responsabilidad Social, y el quinto aspecto…no me acuerdo… y “¡como mucho en dos jornadas de trabajo, ein! ¡Ya me acuerdo!: el quinto aspecto era que tenía también que pintar toda la fábrica, y a brocha fina.

Paramos aquí otro poquito, porque este es el segundo ¡THINKING POINT! del post.

Stop-eamos…

reflexionamos…

go-oneamos.

3) Capacitación: os propongo un vídeo sobre la importancia de ser competente para cualquier cosa en esta vida:

16 segunditos de vídeo

Yo me llevé cerca de dos meses preparando mi competencia cuando me califiqué como auditor de AENOR (de calidad y medio ambiente). Tuve que evaluar 5 documentaciones de Sistemas de Gestión, hacer más de 20 horas de aprendizaje in situ en auditorías, pasar por un curso de 40 horas y examen de conocimientos, e ir en prácticas, antes de hacer mi primera auditoría solito a puerta gayola.

Muchas Organizaciones optan por que personas sin la debida competencia hagan las auditorías internas, y lo más normal es que en las fotografías que hagan…

Cabezas cortadas-ID-10073382

Imagen cortesía de Victor Habbick / freedigitalphotos.net

Paramos aquí el tercer poquito, porque este es el tercer ¡THINKING POINT!

Stopeamos…

reflexionamos…

go-oneamos.

Mi experiencia me hace colegir que hemos tornado a no dar la importancia pertinente al ejercicio de la auditoría internaLa culpa se puede repartir entre todos los actores que intervienen (el orden no implica nada, ¿vale?):

  • La entidad auditada, porque ha tendido a realizar las auditorías internas por sus propios medios (decisión perfectamente válida) pero en muchísimos, muchísimos, muchísimos casos sin determinar previamente la competencia necesaria para llevarlas a cabo y/o sin proporcionar (al menos) la formación apropiada para su ejecución.
  • La entidad auditora subcontratada (o profesional libre), porque se ha dejado llevar por “coger el cliente” sí o sí, pida lo que pida sobre cómo se tiene que realizar la audit(oría.
  • La entidad cliente de la auditoría, porque a pesar de someter a auditorías a sus entidades proveedoras, muchísimas veces ello no las salva del sometimiento a otros muchos controles severos y/o repetitivos de aquella; con lo cual, estas terminan por hacer auditorías lights.
  • La entidad de certificación de Sistemas de Gestión, porque también han podido relajar su auditoría del cumplimiento del requisito sobre auditorías internas que se recogen en las normas de gestión, no detectando, pues, esos ejercicios lights o incompetentes.

Este es el ¡THINKING POINT! final.

En este momento, a lo mejor os preguntáis: ¿y el título del post? Pues muy sencillo: aunque muchas personas se empeñen…

¡auditar no es ningún juego!

Monopoly-ID-10024667

Imagen cortesía de Danilo Rizzuti / freedigitalphotos.net

——————-

FRASESARIO:

Sólo a través de los ojos de los demás podemos ver bien nuestros defectos (Confucio)

——————-

Acerca de Alfonso Domínguez

Ingeniero de educación, de profesión y de culto, en la especialidad de Organización. Mi día a día se dedica a las personas (responsabilidad), la creatividad (hacia la innovación) y el cliente que somos (calidad). Pienso que a esto se reduce muy buena parte de ese día a día: a nuestras relaciones y a resolver problemas, ofreciendo lo mejor de nosotros.

»

  1. Que tipo de auditoría llevas a cabo, eres ingeniero de educación, o no sé, porque recomiendas la auditoría interna, que la realizan tan solo auditores internos, expertos contables.

    • Hola Juan Carlos: es verdad que “auditoría interna” se suele asociar bastante a contabilidad, finanzas, costes…pero también se utiliza en el ámbito de los denominados Sistemas de Gestión: calidad, medio ambiente, responsabilidad social, I+D+I… Mi artículo va más por este ámbito (puedes ver que el blog tiene como objeto alguna de estas temáticas). Desconozco si los aspectos que comento se dan también en el ámbito económico-financiero pero, ¿por qué no se podrían aplicar las mismas recomendaciones para cuando se hagan estas auditorías e-f de motu propio? Que añadan valor, que se dedique el tiempo necesario para obtener “La Fotografía” y que el personal auditor sea competente. Parece que las admite, ¿verdad? Un saludo.

  2. Anónimo dice:

    Una visión clara y fácil de entender para los que no tenían muy claro este tema.

  3. Juan José Moreno dice:

    Hola Alfonso, muy buena tú reflexión y tu simil con la fotografía. Tiempos como los actuales en los que ganar un euro cuesta mucho esfuerzo, no deben hacer olvidar al empresario que “lo barato puede salir caro”.

    Una buena auditoría interna (me refiero a que sea útil, que ayude a identificar problemas y que aporte valor a la organización) requiere (además de querer ser auditado) contar con un profesional con experiencia y disponer de un tiempo mínimo que permita al auditor profundizar lo necesario.

    “Ahorrar” en tiempos de auditoría o en la cualificación del auditor que desarrolla la misma, es contraproducente ya que nos aleja del objetivo real de la auditoría interna.

    Saludos.

  4. Hola Alfonso, ¿qué recomiendas entonces para una PYME pequeña ( 5 o menos empleados) que quiera mejorar sus procesos organizativos y de gestión interna?¿Es rentable hacer una auditoría interna para una pequeña empresa desde el punto de vista coste-resultados?.

    • El tamaño no importa en muchas situaciones de la vida; esta es una de ellas. El quid está en lo de “querer mejorar”. Si tenemos en cuenta que una auditoría es una herramienta, su buen uso seguro que nos lleva a sacarle valor a su coste, en términos de esa mejora perseguida. ¿Se hace por medios propios o externos? Pues esto es como si el debate es comprar un vehículo de empresa o alquilarlo; va a depender de cada empresa. Lo importante: que el vehículo sea el que se necesite; que quien haga la auditoría sea competente.

  5. Anónimo dice:

    Alfonso, muy acertada tu visión de la auditoría interna, un saludo

Échate un comentario

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s